4 raisons d’adopter la dématérialisation des documents
De plus en plus d’entreprises, de tous secteurs confondus, se lancent dans la dématérialisation. Pourquoi pas vous ? Pour vous faire connaitre ce sujet nous avons regroupé 4 arguments qui font pencher la balance du côté d’un traitement des documents plus léger.
Une pratique respectueuse de l’environnement
Factures, contrats, e-mails, pense-bêtes : on a parfois tendance à imprimer tout et n’importe quoi, par simple réflexe. En moyenne un employé de bureau utilise plus de 2500 feuilles de papier par an. En privilégiant le numérique sur certaines tâches, vous allez faire naturellement baisser votre consommation de papier. Et pour ça, la planète vous dit merci !
Des économies certaines pour l’entreprise
Vous sauvez la planète, c’est déjà bien, mais en plus de ça la dématérialisation des documents fait du bien à votre porte-monnaie ! En effet, une facture coûte en moyenne 14 euros à une entreprise. Un coût partagé entre l’impression, l’affranchissement, le classement et le stockage. En passant à la dématérialisation, vous économisez entre 50% et 75% de votre budget documentaire. Autant d’argent que l’on peut investir ailleurs.
Et rappelons aussi que stocker du papier ça prend de la place, beaucoup plus que quelques serveurs supplémentaires. En fermant votre salle d’archive, vous pourrez y aménager de nouveaux bureaux ou même une nouvelle salle de pause.
Une manière plus simple et plus rapide de travailler
Avec les documents électroniques, les délais d’envois et de réponses sont drastiquement réduits. Vous avez donc plus de temps à consacrer à vos clients et à la vie de votre entreprise. L’installation d’une solution de GED (Gestion Electronique des Documents) vous permet de bénéficier de fonctionnalités bien pratiques, comme la signature électronique, la recherche avancée des documents dans votre base de données, le workflow ou encore l’accès via mobile.
Une pratique souhaitée et parfois obligatoire
Depuis 2017, les grandes entreprises travaillant avec des institutions publiques doivent obligatoirement transmettre des factures fournisseurs dématérialisées. Pour les PME et TPE le rendez-vous est pris pour 2018 et 2019. La dématérialisation n’est pas compliquée à mettre en place auprès de vos clients, ils sont nombreux à être prêts à sauter le pas. Cette pratique deviendra surement de plus en plus encouragée, alors autant s’y mettre le plus tôt possible.
Sources :
- https://www.planetoscope.com/papier/380-consommation-de-papier-en-france.html
- https://www.economie.gouv.fr/entreprises/marches-publics-facture-electronique
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