Pourquoi externaliser les archives ?
La gestion des archives se présente comme un véritable défi pour les responsables administratifs d’une entreprise. Actuellement, la tendance favorise la diminution du papier. Pourtant, la mise en place du processus de numérisation des données se révèle souvent compliquée. Outre le travail fastidieux, l’archivage implique le respect des règlementations. Dans ce cas, l’idéal serait de confier la tâche à un expert. Ce dernier pourra proposer une solution d’archivage externalisé adaptée à votre structure.
Archivage externalisé : quels sont ses avantages ?
De manière générale, les archives représentent des preuves légales que vous devez conserver longtemps. Si vous n’avez pas les compétences nécessaires pour assurer une bonne gestion de ces documents, contactez un prestataire expérimenté comme Demeco Entreprise. Son équipe réactive et qualifiée sera en mesure d’effectuer le tri, le stockage et la sécurisation de l’ensemble de vos archives.
Vous pourrez, dans ce cas, concentrer vos ressources internes sur des missions plus importantes. Au-delà d’optimiser la productivité de vos équipes, un service d’archivage externalisé offre un certain nombre d’atouts :
- Gain de place dans vos locaux
- Réduction des coûts en budget et en ressources humaines
- Sécurité des documents plus renforcée évitant les pertes ou détériorations
- Durée de vie des archives rallongée
Quelles sont les différentes prestations possibles ?
Pour améliorer la gestion des archives, et surtout simplifier l’accès, l’archivage externalisé se révèle judicieux. Une agence spécialisée comme Demeco Entreprise saura vous fournir une solution sur mesure qui répond à toutes les problématiques rencontrées. En effet, nous pouvons vous accompagner depuis le stockage jusqu’au transfert en passant par la numérisation. Parmi les services dont vous pourrez bénéficier, citons :
- Le transfert d’archives
Dans le cadre d’un déménagement administratif ou une numérisation des documents en papier, il faut mettre les archives en sécurité dans un entrepôt. Dans ce cas, le prestataire se charge de la préparation des documents, leur tri et surtout leur destruction. - Le stockage d’archives
Cette prestation ne se limite pas au transfert des documents vers un entrepôt. En effet, il faudra aussi mettre en place des outils adaptés ainsi, vous pouvez accéder aux données à tout moment. - La numérisation
Pour une digitalisation fiable et sécurisée, le professionnel s’engage à se conformer aux exigences de votre activité et surtout à la règlementation en vigueur. De plus, la numérisation permet d’accéder aux documents rapidement tout en diminuant les coûts d’organisation. - La destruction des archives en papier
Si la manipulation sécurisée des documents administratifs est importante, la destruction l’est tout autant. En effet, cela permet de garantir la confidentialité de vos données.
Pour conclure, l’archivage externalisé permet d’optimiser la gestion, la sécurité et surtout la confidentialité de vos données. Grâce à une gestion centralisée, vous pouvez garder un œil sur les opérations effectuées. Il devient donc plus simple de contrôler l’entrée et sortie, copie, destruction, consultation…
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